AKUNTAN DALAM SISTEM DATABASE DAN
PENDEKATAN MODEL DATA REA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SEBAGAI POTENSI
SOLUSI DARI KETIDAKAKURATAN INFORMASI
MEITY ISANTY
Jurusan Ekonomi dan Administrasi
UNJ, 8105133183
Abstrak
REA
(Resources Event Agent) adalah pengakuan bahwa dalam sebuah sistem informasi
harus mendukung kebutuhan informasi yang akurat bagi semua pengguna
informasinya dalam sebuah perusahaan. Keterbatasan sistem akuntansi tradisional
dalam memenuhi kebutuhan informasi dinilai kurang akurat, karena masih banyak
terjadi ketidaksesuaian informasi-informasi yang dihasilkan. Model REA
merupakan kerangka kerja akuntansi alternatif untuk permodelan Resource, Event, dan Agent dalam sebuah perusahaan yang sangat
penting. Dengan menggunakan Model REA, data akuntansi dan nonakuntansi yang
terjadi dapat diidentifikasi, ditangkap, dan disimpan dalam basis data yang
terpusat.
1.1.Pendahuluan
Akuntansi adalah sebuah sistem informasi. Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala
sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi sangat
penting dimiliki oleh sebuah perusahaan atau organisasi, karena berfungsi untuk
: 1) mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi bisnis.
2) memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusan. 3) melakukan control secara tepat terhadap asset
organisasi. 4) menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar
perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi bertanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan informasi baik di dalam maupun di luar perusahaan, karena SIA adalah
sistem informasi yang berbasis computer (Computer Based Information System).
Dalam dunia bisnis, penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi sudah menjadi hal yang sangat penting untuk menunjang keakuratan
informasi dan efisiensi dalam proses bisnis. Alat yang diperlukan untuk
menjalankan sistem informasi akuntansi yaitu komputer, dan dalam pelaksanaannya
dibutuhkan seorang akuntan yang mampu mengelola dan mengontrol proses bisnis
dalam sebuah perusahaan.
Diperlukan database dalam penerapan sistem informasi
akuntansi yang tujuannya untuk menjaga, mengelompokkan dan menyimpan berbagai
data akuntansi perusahaan. Akuntan juga memerlukan model data (modeling) dan aplikasi
yang bertujuan untuk membantu pekerjaannya dalam membuat dan menyusun informasi
yang dibutuhkan oleh perusahaan, karena nantinya kumpulan informasi-informasi
akan mempengaruhui proses pengambilan keputusan.
1.2.
Pembahasan
Sebuah sistem database merupakan
komponen dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar. Siklus hidup
aplikasi database memiliki hubungan yang erat dengan siklus hidup sistem
informasi. Dalam proses perancangan database, ada 6 fase yang harus dipenuhi,
yaitu: mengumpulkan data dan menganalisis data, merancang database secara
konseptual, memilih DBMS, merancang database secara logika (data model
mapping), merancang database secara fisik, dan terakhir mengimplementasikan
sistem database.
Dalam mengumpulkan data
dan menganalisis data, kita harus menentukan kebutuhan-kebutuhan suatu sistem
database yang dimulai dengan harus mengenal bagian-bagian lain dari sistem
informasi yang akan berinteraksi dengan sistem database, termasuk para pemakai
yang ada dan pemakai yang baru serta aplikasi-aplikasinya. Kebutuhan dari
pemakai dan aplikasi inilah yang kemudian dikumpulkan dan dianalisa. Dalam
merancang database secara konseptual, tujuannya adalah menghasilkan konseptual
skema untuk database yang tergantung pada sebuah DBMS yang spesifik. Dalam
pemilihan DBMS, ditentukan oleh beberapa factor yaitu factor teknik, ekonomi
dan politik organisasi. Dalam perancangan database secara logika, kita membuat
sebuah skema konseptual dan skema eksternal pada model data dari DBMS yang
terpilih. Dalam perancangan database secara fisik, untuk mencapai penampilan
yang terbaik pada bermacam-macam aplikasi diperlukan proses pemilihan struktur
penyimpanan dan jalur-jalur akses pada file-file database. Setelah perancangan
secara logika dan secara fisik lengkap, kita dapat mengimplementasikan sistem
database.
Dalam proses
perancangan sistem database, seorang akuntan memiliki peran pada setiap
tahapannya. Pertama, dalam tahap perencanaan seorang akuntan harus menyediakan
informasi yang digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan dan
akuntan harus terlubat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut. Kedua,
dalam tahap analisis persyaratan dan tahap desain, seorang akuntan harus
berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi pemakai, akuntan
mampu mengembangkan skema logis, mendesain kamus data dan melakukan
pengendalian. Ketiga, tahap pengkodean, seorang akuntan melakukan pengkodean
dengan kemampuan sistem informasi akuntansi yang telah dimilikinya. Keempat,
tahap implementasi, seorang akuntan harus mampu menguji keakuratan dari
database yang baru dan program-program aplikasi yang digunakan. Kelima, tahap
operasional dan pemeliharan, seorang akuntan dapat menggunakan sistem database
untuk memproses transaksi dan membantu akuntan dalam mengelolanya.
Model
basis data menyatakan hubungan antar rekaman yang tersimpan dalam basis data.
Ada tiga macam model dasar yang paling umum yaitu: hirarkis, jaringan, dan
relasional. Model hirarkis adalah model dimana data serta hubungan antar data direpresntasikan
dengan rekaman dan link. Rekaman-rekaman tersebut akan disusun dalam bentuk
pohon dan masing-masing node pada pohon tersebut merupakan rekaman data elemen
dan memiliki hubungan kardinalitas 1:1 dan 1:M. Kelebihan model ini yaitu data
dapat diambil secara cepat dan integritas dapat diatur lebih mudah. Kekurangan
model ini yaitu user harus memahami struktur basis datanya dan rentan terjadi
pengulangan data. Model jaringan adalah model database task group, model ini
hampir sama dengan model hirarkis, perbedaannya terletak pada susunan rekaman
dan linknya yaitu model jaringan menyusun rekaman dalam bentuk graph dan
menyatakan hubungan kardinalitas 1:1, 1:M dan N:M. Kelebihan model ini yaitu
data dapat diakses dengan cepat, user dapat mengakses data mulai dari sembarang
tabel, user lebih mudah dalam membuat model basis data yang lebih kompleks, dan
user lebih mudah dalam membuat query yang lebih komplek untuk mengambil data.
Kekurangan model ini yaitu struktur basis data tidak mudah untuk diubah-ubah,
dan perubahan struktur basis data dapat mempengaruhi program aplikasi yang
mengakses database. Model relasional adalah model yang paling sederhana dan
mudah digunakan. Model ini menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (relasi)
dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel/baris/record dan kolom/atribut
dan menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain. Kelebihan dari
model ini yaitu data dapat diakses secara cepat, struktur database mudah
diubah, data disajikan secara logis sehingga user tidak perlu mengetahui
bagaimana data disimpan, user mudah dalam membuat query yang kompleks untuk
mengambil data, data lebih akurat, user mudah membuat dan memodifikasi program
aplikasi, dan bahasa standar (SQL) mudah dibuat. Kekurangan model ini yaitu
kelompok informasi yang berbeda harus dihubungkan untuk mengambil data, user
harus memahami hubungan antar tabel, user harus belajar SQL.
Pembuatan model data adalah proses
menyusun database, agar database benar-benar mewakili seluruh aspek organisasi.
Akuntan dapat menyumbangkan nilai yang besar bagi perusahaannya dengan cara
bertanggungjawab atas pembuatan model data. Dua alat penting yang digunakan
oleh akuntan untuk memungkinkan keterlibatan dalam pembuatan model data adalah
Diagram Entity Relationship dan Model Data REA (Resource, Event, and Agent).
Model
entity relationship dibuat untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi
obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut
disebut relationship. Diagram ini disebut diagram entity relationship karena
diagram ini menunjukan berbagai macam entitas yang dimodelkan dan hubungan
antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin
dikumpulkan dan disimpan oleh perusahaan. Model Entity Relationship
mentransformasikan semua data yang ada didalam dunia nyata dengan memanfaatkan
perangkat konseptual menjadi sebuah diagram entity relationship. Diagram ini
melengkapi penggambaran grafik dari struktur logika, dan menggambarkan arti
dari aspek data seperti bagaimana entity-atribut-relationship disajikan. Dalam
pembuatan diagram entity relationship perlu diperhatikan penentuan sesuatu
konsep apakah itu suatu entity, atribut, atau relationship. Diagram ER tidak
hanya menunjukan isi dari suatu database tapi juga model suatu organisasi
secara grafis. Diagram entity relationship juga digunakan untuk
mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada dan mengubah secara
total proses bisnis, jadi tidak hanya mendesain database saja.
Model
data REA (Resources, Event, Agent) merupakan model yang popular dalam sistem
informasi akuntansi. REA khususnya dipergunakan dalam desain database sistem
informasi akuntansi sebagai alat pembuatan model konseptual yang terfokus pada
aspek sematik bisnis yang mendasari aktifitas rantai nilai pada suatu
perusahaan. Jadi berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang
menggunakan database, karena kardinalitsnnya dalam diagram REA menyediakan
informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya. Model
data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara menidentifikasi
entitas-entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan ke dalam database sistem
informasi akuntansi dan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas
dalam database tersebut.
Model
data REA mengklasifikasikan entitas kedalam 3 kategori, yaitu: Resource, Event
dan Agent. Resource adalah hal hal yang memiliki nilai ekonomis bagi suatu
organisasi. Contoh: kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, tanah.
Event adalah rangkaian aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan
perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Contoh: Aktivitas
penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah
jumlah kas, untuk memperoleh dan menyimpan informasi mengenai aktivitas
tersebut maka sistem informasi akuntansi perlu dirancang. Agent adalah orang
dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan
untuk tujuan perencanaan, pengendalian dan evaluasi. Contoh: pelanggan, pegawai
dan pemasok.
Model
data REA telah menetapkan pola dasar bahwa ketiga jenis entitas tersebut harus
berhubungan satu sama lain. Model data REA membantu dalam mendesain database
dan mendukung manajemen rantai nilai suatu organisasi. Karenanya sebagian besar
kegiatan dalam model data REA termasuk dalam satu dari dua kategori, yaitu:
pertukaran ekonomi yang langsung mempengaruhi jumlah sumber daya dan komitmen
yang mewakili janji untuk melakukan pertukaran ekonomi dimasa mendatang.
Keuntungan
dari penggunaan model data REA yaitu akan membantu para pimpinan perusahaan
(manajer) untuk mengidentifikasi berbagai aktivitas yang tidak bernilai tambah
dan dapat dihapuskan dari operasional; penyimpanan data keuangan dan
nonkeuangan dalam basis data terpusat yang sama dapat mengurangi kebutuhan akan
prosedur pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan data; penyimpanan data dalam
bentuk terperinci sehingga memungkinkan adanya dukungan untuk keputusan
manajemen yang lebih luas lingkupnya. Selain itu model data REA juga mendukung
tampilan untuk banyak pengguna sehingga model ini akan memberikan informasi
kepada para pimpinan perusahaan (manajer) berupa informasi yang lebih relevan,
tepat waktu dan akurat.
1.3.
Kesimpulan
Komponen
dasar sistem informasi organisasi yang lebih besar adalah sebuah sistem
database. Siklus hidup aplikasi database memiliki hubungan yang erat dengan
siklus hidup sistem informasi. Dalam perancangan desain database, seorang
akuntan memiliki peranan yang berbeda-beda pada setiap tahapan. Peranan akuntan
ini akan memberikan dampak yang positif terhadap proses bisnis di perusahaan
tersebut.
Pembuatan
model data adalah proses menyusun database, agar database benar-benar mewakili
seluruh aspek organisasi. Akuntan dapat menyumbangkan nilai yang besar bagi
perusahaannya dengan cara bertanggungjawab atas pembuatan model data. Dua alat
penting yang digunakan oleh akuntan untuk memungkinkan keterlibatan dalam
pembuatan model data adalah Diagram Entity Relationship dan Model Data REA
(Resource, Event, and Agent).
Model
data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi
entitas apa saja yang seharusnya dimasukkan dalam database Sistem Informasi
Akuntansi dan dengan menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam
database tersebut, sehingga informasi yang akan dihasilkan akan lebih relevan
dan akurat.
1.4.
Daftar Pustaka
Romney, Marshall B., 2006, Sistem
Informasi Akuntansi, Edisi 13, Buku 1, Salemba Empat: Jakarta.
